Jak zorganizovat schůzi shromáždění SVJ krok za krokem

Chystáte se svolat schůzi a nevíte, jak na to?  Jak postupovat a na co si dát pozor? V následujícím článku naleznete postup od svolání schůze SVJ až po vyhotovení zápisu ze schůze shromáždění.

Shromáždění SVJ je nejvyšším orgánem společenství vlastníků jednotek (dále jen SVJ). Shromáždění musíte svolat minimálně jednou za rok.

Svolání shromáždění SVJ

Prvním krokem je svolání shromáždění na základě pozvánky. Pozvánka musí obsahovat datum, čas a místo konání. Vše by mělo být naplánováno tak, aby to co nejméně omezovalo možnost členů se ho účastnit. 

Pozvánka musí obsahovat program, tedy jednotlivé záležitosti, které se budou na shromáždění projednávat. Již při tvorbě pozvánky je dobré si rozmyslet, co je zapotřebí na schůzi projednat. To, co není v pozvánce uvedeno, nelze na schůzi projednat. Výjimku tvoří situace, kdy se shromáždění zúčastní všichni vlastníci a všichni si odsouhlasí zařazení nějaké záležitosti do programu.  V praxi je tato podmínka jen zřídka naplněna.

Příprava prezenční listiny

Prezenční listina je seznam všech vlastníků jednotek, který najdete na katastru nemovitostí . U každého vlastníka uveďte jeho váhu hlasu, která se zpravidla odvíjí od jeho podílu na společných částech domu (viz katastr nemovitostí). Některá SVJ si ve stanovách určila váhu hlasu na jednotku, v tom případě uveďte v prezenční listině tuto váhu hlasu. 

Průběh shromáždění SVJ

Shromáždění se zahajuje zjištěním účasti z prezenční listiny. Pokud je dostatečně vysoká a shromáždění je způsobilé se usnášet, můžete přejít k zahájení schůze. K usnášeníschopnosti obvykle stačí nadpoloviční většina všech vlastníků, pokud stanovy nebo zákon nevyžadují vyšší většinu. Pokud se často potýkáte s nízkou účastí a shromáždění je proto nezpůsobilé se usnášet a přijímat rozhodnutí, můžete využít tzv. svolání mimo shromáždění nebo také per rollam. Více se o per rollam dozvíte v našem článku. 

Schůzi zahájíte zvolením předsedy, který ji povede. Můžete také zvolit i tzv. další činovníky jako je např. zapisovatel. Po zahájení můžete přistoupit k samotnému programu, kdy hlasujete o jednotlivých bodech. Při projednávání programu byste měli dodržet stejné pořadí, jaké bylo uvedené na pozvánce. Po projednání všech bodů, můžete shromáždění ukončit.

Zápis ze shromáždění SVJ

Do 30 dnů od skončení shromáždění se musí vyhotovit zápis o jeho průběhu. V úvodní části shrňte datum, čas a místo konání. Nezapomeňte uvést účast přítomných, z které vyplyne, zda byla schůze usnášeníschopná či nikoli.

Dále popište průběh schůze, jaké záležitosti jste projednávali a jak o nich bylo hlasování. Každá projednávaná věc by měla být v zápise uvedena zvlášť s výsledkem hlasování.

Zápis s prezenční listinou si archivujte pro případ, že by někdo později zpochybnil jednání statutárního orgánu. Takto můžete vždy doložit, co se na shromáždění schválilo a že jednání bylo oprávněné.  

Archivace je vhodná i s ohledem na právo vlastníka seznámit se s tím, jak osoba odpovědná za správu (většinou výbor nebo předseda SVJ) hospodaří a spravuje dům a pozemek. 

Pokud hledáte informace, jak zorganizovat schůzi během nouzového stavu a v době omezení shromažďování, inspirujte se naším článkem, který se této problematice věnuje. 

Nebo jste si na shromáždění zvolili nové členy výboru a nevíte, co dál? Inspirujte se naším článkem, který se zabývá postupem, jak provést změnu na justici.